Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung …
Bauen Sie für Ihre Kunden doch den perfekten Übergang …
28. Oktober 2019
New Work – Mehr als nur ein Kicker im Büro!
19. Dezember 2019
Scheinbar ein Thema mit Potential – auch bei Ihnen?
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung! So kompliziert das Wort auch klingt, so einfach ist der Prozess dahinter und so groß der Erfolg damit. Haben Sie denn auch schon die Erfahrungen damit gemacht?
Bild Armin
Mein Name ist Armin Schweikert und auf Grund der hohen Resonanz auf unseren ersten Bericht zu diesem Thema möchten wir uns heute nochmals an Sie wenden. Walter Obholzer, Bereichsleiter Business Solutions pvup bei der printvision AG, weiß genau, warum aktuell das Interesse daran so hoch ist.
Die Kraft der kleinen Schritte ist nicht zu unterschätzen!
Wenn Sie bei der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen warten, bis Sie alle Prozesse analysiert und dokumentiert haben, um mit der Digitalisierung zu beginnen, ist der Zug längst abgefahren und alle Aktivitäten waren umsonst. Kurze Etappen mit erreichbaren Zielen sorgen für Begeisterung bei den Mitarbeitern und einen Quick-Win für das Unternehmen. Schnelle Umsetzung, einfaches Handling, hohe Effizienz – das ist das Ergebnis der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen.
9 von 10 DMS Projekten beginnen damit. Und warum?
- Der Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung (REB) in Papier- und eRechnungen ist unübersichtlich und aufwendig
- Keine Möglichkeit, mobile Arbeitsplätze unternehmensweit umzusetzen
- Eine Automatisierung des Prozesses ist nur schwer möglich
- Ablage nach Belegdurchlauf und Recherche bei Nachfragen nur mit erhöhtem Aufwand machbar
- Revisionssicherheit bei einer Mischform (digitale und analoge Belege) ist schwer einzuhalten
Anders formuliert bedeutet das:
- Jeder Beleg (ob digital oder Analog) ist nach dem Eingang von jedem Arbeitsplatz (Rechteverwaltung) bearbeitbar
- New-Work kann realisiert werden. Arbeite dort, wo immer du gerade bist
- Alles was digitalisiert ist kann auch automatisiert und vereinfacht werden
- Keine Raumkosten für ein totes Archiv
- Als Unternehmer behalten Sie rechtlich eine saubere Weste nach GoBD
Wie sieht denn solch ein Prozess aus?
Was passiert denn bei der automatischen Rechnungserkennung?
Belegrelevante Informationen, die das Dokument und seine Inhalte einzigartig machen, werden ausgelesen und verarbeitet. Damit wird eine eindeutige Zuordnung geschaffen.
Dadurch kann ein automatisierter Abgleich zwischen Ihrer Bestellung beim Lieferanten, dessen Auftragsbestätigung, dem Lieferschein und der gestellten Rechnung erfolgen.
Über das erkannte Zahlungsziel wird kein Skonto mehr übersehen!
Alles was digitalisiert wird kann auch automatisiert werden.
Unternehmensspezifisch werden Abläufe (Workflows) definiert und dokumentiert. Damit können zeitaufwendige Arbeitsschritte automatisiert und abgewickelt werden.
Wird zum Beispiel eine Bestellung über Ihr Warenwirtschaftssystem ausgelöst, hinter welcher ein dokumentierter Kundenauftrag steht, kann dieser Vorgang nahezu komplett abgewickelt werden. Wenn Sie möchten, bis zur skontofähigen Zahlung über Ihre Bankverbindung.
Gibt es Rechnungen, die eine manuelle Freigabe, z.B. durch die Projekt- oder Geschäftsleitung erfordern, wird dieser Workflow entsprechend dokumentiert und eingerichtet.
Und jetzt?
Schützen Sie Ihr Team vor zeitraubenden Tipp-und Archivarbeiten und nutzen Sie wertvolle Arbeitszeit für gewinnbringende Aufgaben. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es sinnvoller, qualifizierte Mitarbeiter sinnvoll einzusetzen.
Investieren Sie eine Stunde an Ihrem Schreibtisch und besuchen Sie unseren nächsten WEB-Cast zum Thema Digitale Rechnungseingangsverarbeitung. Verschaffen Sie sich erste Eindrücke und erkennen Sie Möglichkeiten, wie auch Ihr Unternehmen Zeit – und damit verbunden auch hart verdientes Geld – sparen kann.
Können Sie nicht so lange warten oder haben Sie konkreten Handlungsbedarf?
Klicken Sie auf das untenstehende Briefsymbol und animieren Sie uns zu einem unverbindlichen Gespräch. Ich freue mich auf Ihre Nachricht.
Walter Obholzer // walter.obholzer@printvision.de // +49 8161 547135
pvup – ein Geschäftsbereich der printvision AG und Walter Obholzer beraten seit vielen Jahren Ihre Kunden zu den Themen Dokumenten-Management und Archivierung. Unternehmer und Unternehmen vertrauen bei der Ablage ihrer Informationen und Dokumente auf Lösungen der printvision AG. „Wir unterstützen Prozesse und schaffen Mehrwerte“.
Raus aus der Kreisliga!
Ich freue mich auf Ihre Reaktionen und Ihren Kontakt. Gerne per E-Mail unter as@projectas.de oder telefonisch unter +49 8232 767376 0.
Ihr Digitalunterstützer
Armin Schweikert
