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Ein Teil der Rechnungen kommt schon auf dem digitalen Weg per Email, doch ein großer Anteil immer noch herkömmlich per Papier und landet im Briefkasten. An welcher Stelle führen Sie denn diese Belege zusammen?
Mein Name ist Armin Schweikert und heute machen wir uns auf die Suche nach der perfekten Kreuzung, an der das Papier mit den Daten eine Liaison eingeht und den zukünftigen Weg gemeinsam geht. Unser Wegweiser dabei ist Walter Obholzer, Bereichsleiter Business Solutions pvup bei der printvision AG.
Viele sprechen über die Archivierung ihrer Belege als Ziel eines DMS-Systems, doch welche Mehrwerte und immensen Vorteile auf dem Weg dorthin – quasi im vorbei gehen – mitgenommen werden können, wird erst viel später erkannt. Als Unternehmer und Anwender – und damit Laie in diesem Thema – sind wir auf die qualifizierte Unterstützung der Spezialisten angewiesen.
9 von 10 DMS Projekten beginnen mit der digitalen Eingangsbelegverarbeitung! Und das hat seinen Grund. In diesem Prozess liegt ein so enormes Potential der Optimierung und Einsparung, dass allein dieser Workflow die Einführung eines DMS rechtfertigt und nach kurzer Zeit die Investition wieder eingespielt hat. Warum ist das so?
Schön wäre es, wenn wir nur Rechnungen stellen könnten, aber nie eine bekämen. Doch leider ist dem nicht so und der Kreislauf der Wirtschaft hat vorgesehen, dass wir sowohl Kreditoren haben als auch Debitoren und somit Rechnungen auch bei uns ankommen.
In welcher Form kommen denn die Rechnungen bei Ihnen an? Mal landet es per Papier im Briefkasten des Büros, mal kommt es digital per Email im Unternehmen an. Doch spätestens in der Buchhaltung laufen die beiden Kanäle zusammen und müssen gemeinsam verarbeitet werden, um im gleichen Ablauf zu landen. Doch nicht zu selten werden digital eingehende Belege AUSGEDRUCKT und im Rechnungsordner abgelegt. Dann beginnt die Zusammenführung zwar schon früher, doch ist immer noch meilenweit von Effizienz entfernt.
Die räumliche und zeitliche Reihenfolge von funktional, physikalisch oder technisch zusammengehörenden Arbeitsvorgängen an einem Arbeitsplatz.
Das klingt im ersten Moment sehr schwierig, doch bedeutet eigentlich, dass Sie im ersten Moment erzählen und wir Ihnen zuhören. Was ist der Start und wo ist das Ziel? Der Weg dorthin kann unterschiedlich sein und Sie erzählen Ihre Reiseroute mit allen Etappenzielen einer eingehenden Rechnung. Von der Eingangsprüfung über die Freigabe bis zur Zahlung und letztendlichen Ablage. Das gemeinsame Ziel ist es dann, diesen Weg so einfach, effizient und fehlerfrei zu gestalten, zu jeder Zeit den Zugriff auf die Belege zu bekommen und durch Automatisierung Freiräume erhalten.
… oder besser gesagt: Mit kleinen Schritten beginnen und dann sofort erfolgreich sein. Es wird ganz oft nach DER Lösung gesucht, um alle Eventualitäten abzudecken. Allerdings entsteht dann eine Komplexität, die nahezu nicht mehr beherrschbar ist. Die Kraft der kleinen Ziele ist auch bei der Umsetzung im Unternehmen nicht zu unterschätzen. Die Mitarbeiter stehen mit ganzer Energie auch stärker dahinter, wenn schnelle positive Ergebnisse erkennbar sind und erste Erfolge sichtbar werden.
Lassen Sie uns gemeinsam die manuelle Belegverarbeitung der digitalen gegenüberstellen und Sie werden sehr schnell ihre persönlichen Mehrwerte erkennen.
Identifizieren Sie Ihre Prozesse. Wo ist ein großes Einsparungspotential vorhanden? Welche digitalen Schritte versprechen einen Quick Win und begeistern Ihre Mitarbeiter durch Entlastung und Effizienzverbesserung? Denn dann bekommen Sie die Unterstützung auch aus den eigenen Reihen und der Erfolg des Projektes „DIGITALISIERUNG IM UNTERNEHMEN“ nimmt seinen Lauf
Fragen? – Unterstützung? Sprechen Sie mich doch einfach an und klicken Sie auf das Briefsymbol oder nehmen Sie den Telefonhörer in die Hand und rufen mich an. Meine Telefonnummer ist 082327673760. Ich erwarte Sie gerne.
Walter Obholzer // walter.obholzer@printvision.de // +49 8161 547135
pvup – ein Geschäftsbereich der printvision AG und Walter Obholzer beraten seit vielen Jahren Ihre Kunden zu den Themen Dokumenten-Management und Archivierung. Unternehmer und Unternehmen vertrauen bei der Ablage ihrer Informationen und Dokumente auf Lösungen der printvision AG. „Wir unterstützen Prozesse und schaffen Mehrwerte“.
Ich freue mich auf Ihre Reaktionen und Ihren Kontakt. Gerne per E-Mail unter as@projectas.de oder telefonisch unter +49 8232 767376 0.
Ihr Digitalunterstützer
Armin Schweikert