Vorlagenmanagement – Einfach wie Polaroid-Fotos
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Arbeiten mit DOCUNIZE™ – ein „Spaziergang“
Exakt so hat es Wolfgang Grabner beschrieben, als er als IT-Leiter der international agierenden Kanzlei LeitnerLeitner DOCUNIZETM als Vorlagenmanagement eingeführt hat. Schulung per Infoblatt für eine unternehmensweite Softwareeinführung – wo gibt´s denn das?
Bild Armin
Mein Name ist Armin Schweikert und heute fragen wir uns, was DOCUNIZETM mit der alten Polaroid-Kamera zu tun hat. Dazu blickt für uns Andreas Bublak, Vorstand der COC AG, durch den Sucher und drückt gemeinsam mit uns auf den roten Auslöser.
Durchschauen – anvisieren – abdrücken – ERGEBNIS!
So könnte man den Prozess des Fotografierens mit einer Polaroid-Kamera bezeichnen. Absolut einfach in der Handhabung, bedienbar ohne lange Schulung und Einweisung und ein perfektes Ergebnis auf Knopfdruck. So – oder so ähnlich war die Prämisse zu Beginn der Entwicklung von DOCUNIZETM.
Wer suchet – der findet!
Wenn ein Vorgang zu lange dauert, werden schnell Abkürzungen gesucht, um Zeit einzusparen. Wo lagen die Vorlagen? – Was ist die aktuellste Version? Diese Fragen fördern aber leider nicht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Schnell werden eigene Wege gefunden, Standards zu umgehen.
Den Umgang mit den Standard-Office-Anwendungen hat aber mittlerweile jeder im Griff. Man kennt die Icons und deren Funktion. DOCUNIZETM integriert sich perfekt in die Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeiter und bietet sprichwörtlich auf Knopfdruck (Klick auf das Icon) die richtige und aktuelle Vorlage.
Schluss mit dem ständigen Suchen nach den richtigen Vorlagen. Sie konzentrieren sich auf die wesentlichen Dinge und DOCUNIZETM erleichtert Ihre Arbeit und automatisiert Ihre Aufgaben. Und Sie leisten mehr mit weniger Arbeit!
Was bringt es dem Anwender? – Schluss mit dem ständigen Suchen
Effektivität durch eine einfache Bereitstellung für den Anwender und Zeitersparnis durch automatisiertes Ausfüllen der Vorlagen mit seinen persönlichen Daten. Der Vorteil für MitarbeiterInnen mit mobilen Arbeitsplätzen ist die Verfügbarkeit der Vorlagen auch unterwegs und offline.
- Keine zeitraubende Suche durch Favoriten, Gruppierung, Filterung
- Automatisiertes Ausfüllen der Vorlagen mit den persönlichen Daten (Name, E-Mail, Adresse, etc.)
- Einfache Änderungen (auch Massenänderungen): Kein Formatieren von Dokumenten oder Folien
Was bringt es dem Vorlagenredakteur? – Einfach und effektiv integriert
Durch den modularen Vorlagenaufbau ist eine sehr schnelle und einfache Massenänderung der Vorlagen möglich. Die Bearbeitung erfolgt direkt in den Office-Produkten. Durch VBA-freie Vorlagen wird auf individuelle Programmierung verzichtet und ist kompatibel mit allen aktuellen Microsoft Windows und Office-Versionen.
- Vermeidung von Redundanzen in den Vorlagen durch modularen Aufbau
- Editieren direkt in den Microsoft-Office-Produkten – kein proprietärer Editor
- Völliger Verzicht auf Programmierung – VBA-freie Vorlagen
- Immer kompatibel mit der aktuellen Windows- und Office-Version
- Strukturierte und multilinguale Vorlagen
Was bringt es dem Management? – Stets konform und immer aktuell
Sie erhalten eine Rechtssicherheit durch zeitnahe, schnelle und zentrale Änderung. Ein durchgängiges Corporate Design bei der Verwendung in der Außenkommunikation ist sichergestellt. Durch die zentrale Signaturverwaltung kann die Emailkommunikation auch als Sprachrohr für Ankündigungen aus dem Unternehmen z.B. für Veranstaltungen oder Produktneuerungen genutzt werden.
- Einheitlich: Sie können sicher sein, dass nur aktuelle Vorlagen im Umlauf sind
- Durchgängiges Corporate Design bei Verwendung der Vorlagen
- E-Mail Signaturen oder einzelne Textbausteine in den Vorlagen für Werbung nutzbar (z.B. Ankündigung Veranstaltungen oder Produkt-Launch)
Und was bringt es allen im Unternehmen?
- Automatische Synchronisation auf mobile Systeme
- Effizienter und strukturierter Zugriff
- Komfort-Funktionen für schnelleres Arbeiten
- Mehrsprachigkeit – Multi-Language Fähigkeit
Und jetzt?
Sparen Sie doch einfach überflüssige Produktivzeit ein, erleichtern Ihren Mitarbeitern ihre tägliche Arbeit und setzen Sie Ihr CI professionell in der Praxis um. Vorlagenmanagement mit DOCUNIZE™ spart Zeit und Geld. An jedem Arbeitsplatz.
Mehr zum Thema „Digitale Geschäftsprozesse“ gibt es hier.
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Fragen? – Unterstützung? Sprechen Sie mich doch einfach an. Meine Telefonnummer ist 082327673760. Ich erwarte Sie gerne.
Andreas Bublak // andreas.bublak@coc-ag.de // +49 8677 / 9747-0
Andreas Bublak ist Vorstand der COC AG und kümmert sich mit seinem Team um nahezu alle Themen der digitalen Welt. Informationstechnologie von der Infrastruktur über die Anwendung und deren Entwicklung bis hin zur professionellen Betreuung ist die Wohlfühlzone der COC AG. Mit Applikationsprodukten wie DOCUNIZE™ werden das Arbeitsleben einfacher und digitale Geschäftsprozesse effizienter, so sein Ziel mit der COC AG.
Raus aus der Kreisliga!
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Armin Schweikert
