9 gute Gründe, die heute für eine integrierte Softwarelösung sprechen!
14. November 2018
QUICK-WIN – mit Sozial Media im B2B-Marketing
14. November 2018
alle anzeigen

SchatzSUCHER oder SchatzFINDER – das ist die Frage. Und zu wem zählen Sie sich?

Suchen Sie oder Ihre Mitarbeiter auch noch die Ordner mit den Eingangsrechnungen? Müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter sich auch wie ein Schatzsucher mit Kompass und Karte auf den Weg machen, um Dokumente zu finden? Wie viel Zeit verbringen Sie denn mit dem Suchen von Lieferantenrechnungen, Verträgen oder der neuesten Version eines Dokumentes? Na, dann lesen Sie doch mal weiter und Sie werden sehen, wie der ganze Vorgang deutlich einfacher geht.

Lassen wir uns doch vom Profi in kurzen Schritten erläutern, wo die Vorteile und Einsparungen liegen.

 

Bild Armin

 

Mein Name ist Armin Schweikert und heute machen wir uns einmal auf die Suche nach den verschollenen Dokumenten. Unser Guide für diese Expedition ist mein Freund und Geschäftspartner Walter Obholzer. Seit weit über 20 Jahren ist er den Dokumenten auf der Spur und unterstützt seine Kunden bei der strukturierten Ablage und Suche. Folgen wir ihm doch einfach und hören zu, was er uns zu sagen hat.

 


Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Eingangsrechnungsverarbeitung in mittelständischen Unternehmen nimmt viel Zeit in Anspruch. Der Aufwand ist extrem hoch und verursacht hohe Kosten. Den Überblick zu behalten fällt schwer, denn der Durchlauf von Rechnungen in Papierform ist oft nur schwer nachzuvollziehen. Rechtliche Anforderungen zu erfüllen, stellt eine große Hürde dar. Skontofristen zu wahren ist oft unmöglich – oft erfährt die Buchhaltung von der Rechnung erst, wenn die Mahnung ins Haus flattert.

Die intelligente und effiziente Lösung zur digitalen Rechnungsbearbeitung unterstützt Sie in einem sicheren, Workflow gestützten Prozess bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen. Sie behalten jederzeit den Überblick über den Prüf- und Freigabeprozess, bis hin zur Ablage im Archiv. Die Rechnungsbearbeitung fügt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Umgebung und skaliert mit dem Wachstum Ihres Unternehmens. Vereinfachen Sie Ihre Abläufe und reduzieren Sie potentielle Fehlerquellen bei der Rechnungsbearbeitung.

Reduzieren Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen und halten Sie dabei alle Compliance-Vorgaben ein. Eine durchdachte Vertretungsregelung sorgt dafür, dass bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters, die Bearbeitungskette nicht unterbrochen wird und so alle Rechnungen, fristgerecht bezahlt werden.

Das Herzstück der Lösung ist der frei konfigurierbare Workflow zur Rechnungsprüfung und Freigabe. Der Verlauf der Rechnung wird dabei durch den gesamten Prozess protokolliert und anschließend mit der Rechnung abgelegt. Durch das intelligente Regelwerk und den frei konfigurierbaren Workflows, kann die Zuweisung an die entsprechenden Rechnungsprüfer vollautomatisch erfolgen. Die Sachbearbeiter, die verantwortlichen Genehmiger, sowie die Buchhalter bekommen Ihre Vorgänge automatisch zugestellt und können sich weiterhin auf Ihre Arbeit konzentrieren. Die komfortable rollenbasierte Benutzerverwaltung regelt den Anwenderzugriff auf Ihre Rechnungsdaten sowie zusätzliche Dokumente (Angebote, Lieferscheine, E-Mails,) und kann auch durch IT Administratoren einfach verwaltet werden. Eine automatische s rundet die Lösung ab, und spart weitere personelle Ressourcen ein und erhöht gleichzeitig die Qualität der Daten.

 

Rechnungsbearbeitung

  • Komfortable und effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen über eine benutzerfreundliche Oberfläche
  • Automatische Email-Benachrichtigung für Workflowaufgaben und vor Ablauf der Gültigkeit der Dokumente
  • Möglichkeit einer automatisierten Zuordnung aller Prozessbeteiligten im Prüf- und Freigabe-prozess.
  • Einfache und einheitliche Vergabe von rollenbasierten Berechtigungen
  • Erweiterte Metadatensuche für übersichtliche Suchergebnisse und dem direkten Zugriff auf das jeweilige Dokument
  • Automatische Erstellung eines Workflow-Protokolls zur Nachverfolgung aller Einzelschritte der Rechnungsbearbeitung

Prozesse & Workflows

  • Freikonfigurierbarer mehrstufiger Freigabeprozess für Rechnungen und Dokumente
  • Freigabe-Prozess kann komplett über die Weboberfläche konfiguriert werden
  • Einrichtung unterschiedlicher Freigabe-Prozesse je Dokumentenart (Gutschrift, Stornorechnung etc.) möglich
  • Optionale, zuschaltbare Eskalationsmechanismen zur Einhaltung von Skonto- und Zahlungsfristen
  • Integrierte Stellvertreterregelung
  • Generische Importschnittstelle für den Rechnungsimport
  • Standardschnittstellen für ERP Integration

Zusatzfunktionen / Module

  • Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen ohne separates Modul zur Beleglesung / OCR
  • MS Exchange-Integration zur automatischen Abwesenheitserkennung von Workflow-Teilnehmern
  • Mobile Rechnungsgenehmigung via E-Mail

Reporting

  • Reports in Form von Listen, Gruppierungen oder grafischen Ansichten sowie Export nach Excel
  • Automatische Email-Benachrichtigung zur Einhaltung von definierten Fristen
  • Möglichkeit für Sammel-Benachrichtigung via E-Mail

 Archivierung

  • Revisionssicherere Archivierung aller Rechnungen sowie Anlagen
  • Archivierung auf vorhandene Storage Systeme oder Archivsysteme

 

Mehr zum Thema digitale Geschäftsprozesse gibt es hier.

 

   Walter Obholzer  // walter.obholzer@printvision.de // +49 8161 547135

 

pvup – ein Geschäftsbereich der printvision AG und Walter Obholzer beraten seit vielen Jahren Ihre Kunden zu den Themen Dokumenten-Management und Archivierung. Unternehmer und Unternehmen vertrauen bei der Ablage ihrer Informationen und Dokumente auf Lösungen der printvision AG. „Wir unterstützen Prozesse und schaffen Mehrwerte“.

 

 


Raus aus der Kreisliga!

 

Ich freue mich auf Ihre Reaktionen und Ihren Kontakt. Gerne per E-Mail unter as@projectas.de oder telefonisch unter +49 8232 767376 0.

 

Ihr Digitalunterstützer

Armin Schweikert

 


P.S. Wenn Sie mehr über Digitale Geschäftsprozesse erfahren möchten, dann holen Sie sich einfach das E-Book dazu und bleiben Sie zu unterschiedlichsten Themen Up-To-Date.

 

 

Armin Schweikert
Armin Schweikert
Als Gründungsgesellschafter und langjähriger Geschäftsführer eines innovativen IT-Systemhauses aus Augsburg ist Armin J. Schweikert ein erfahrener Branchenkenner. Seit über 30 Jahren ist er in der Welt der Informationstechnologie aktiv. Als Gründer und Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen kennt er die prozessualen Anforderungen an die Unternehmen, aber auch an die Unternehmer, da er sich selbst über viele Jahre damit auseinandersetzen musste. Sein Verständnis dafür, dass diese Aufgaben nicht von einem Unternehmen allein bewerkstelligt werden können, hat ihn schon sehr früh veranlasst, Verbindungen zu professionellen Marktbegleitern aufzunehmen, von denen seine Kunden heute profitieren. Armin Schweikert weiß um den hohen Stellenwert des Netzwerks unter Geschäftspartnern. Vor allem für den Mittelstand gilt: Das Geschäft machen nicht die Firmen sondern die Menschen die darin arbeiten. Unabhängig davon, ob Kunde oder Lieferant, ob Großunternehmen oder Einzelunternehmer – ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für ihn der Garant einer nachhaltigen Unternehmenskultur. Und so sind auch Vertrauen und Ehrlichkeit sowie Zuverlässigkeit und Fairness die Grundprinzipien seiner Arbeit. „Gerne unterhalte ich mich mit meinen Geschäftspartnern von Angesicht zu Angesicht, doch beim Erkennen der Anforderung schaue ich im lieber über die Schulter um genau zu erkennen was er sieht oder was er benötigt.“